В умовах повномасштабної війни першочерговим і найефективнішим заходом зі збереження архівної інформації є її оцифрування. Диджиталізація – це не просто тренд, а реальний інструмент захисту історичної пам’яті, адміністративної спадщини та важливих особистих документів. Саме цифрові копії гарантують збереження інформації навіть у разі пошкодження або повного знищення оригіналів внаслідок обстрілів чи інших надзвичайних ситуацій.
Як повідомляють у Шосткинській РВА, станом на 1 липня 2025 року в архівному відділі Шосткинської районної державної адміністрації зберігається 311 фондів, зокрема:
- 279 фондів архівних документів постійного зберігання, серед яких – 14 фондів виборчих кампаній;
- 32 фонди з кадрових питань ліквідованих підприємств, організацій, установ, що діяли на території Шосткинського району.
Поповнення архівних фондів є постійним процесом – щороку до архіву надходять нові документи від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних громад, державних установ та інших джерел формування Національного архівного фонду.
Завдяки коштам, виділеним громадами Шосткинського району, на початку 2025 року для архівного відділу було придбано сучасну техніку для створення цифрових копій: професійний сканер, програмне забезпечення для обробки і зберігання файлів, а також облаштовано відповідне робоче місце для фахівця з оцифрування.
Працівники архівного відділу пройшли навчання протягом 2024-2025 році з питань цифровізації у режимі онлайн в Міжнародній раді архівів (МРА) або ICA (англ. International Council on Archives).
З квітня 2025 року розпочато активну фазу диджиталізації архіву. Протягом ІІ кварталу 2025 року було оцифровано:
124 архівні справи, загальна кількість створених цифрових файлів склала 24 868 одиниць.
Першочергово оцифруванню підлягають документи постійного терміну зберігання (розпорядження голови райдержадміністрації, протоколи сесій, виконкомів сільських, селищних, міських рад) – адже вони часто використовується для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів кожної людини.
Процес диджиталізації триває, і архівний відділ райдержадміністрації працює над тим, щоб збільшити обсяги оцифрування, покращити якість цифрових копій, а також розширити доступ громадян до документів, що зберігаються в архіві. Адже збереження документальної спадщини – це наша спільна відповідальність перед майбутніми поколіннями.
